ลำดับที่   ชื่อแฟ้ม   รายละเอียดการจัดทำแฟ้ม   หมายเหตุ
1   แฟ้มใบกำกับภาษีขาย   จัดทำแฟ้มใบกำกับภาษีขายโดยจัดเรียงตามเลขที่ใบกำกับภาษี โดยให้เรียงเลขที่ใบกำกับน้อยอยู่ข้างล่าง และให้เลขที่มากอยู่ข้างบน โดยจัดเรียงเป็นเดือน ๆ
2   แฟ้มใบกำกับภาษีซื้อ   จัดทำแฟ้มใบกำกับภาษีซื้อโดยจัดเรียงตามเลขที่ใบกำกับภาษี โดยให้เรียงวันที่ใบกำกับน้อยอยู่ข้างล่าง และให้วันที่มากอยู่ข้างบน โดยจัดเรียงเป็นเดือน ๆ
3   แฟ้มใบสำคัญจ่าย   จัดทำแฟ้มใบสำคัญจ่ายเฉพาะรายการที่เป็นรายการจ่ายเช็ค ตั้งแต่ยอดเงิน 1,000 บาทขึ้นไป โดยมีเอกสารหลักฐานในใบสำคัญจ่ายแต่ละใบดังนี้คือ
1. ใบวางบิล โดยมีรายละเอียดของเลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ที่จะทำการจ่าย มียอดรวมของใบแจ้งหนี้ทั้งหมด,ลายเซ็นต์ผู้รับวางบิล-ผู้วางบิล,ผู้อนุมัติการวางบิล วันที่รับวางบิล และวันที่วางบิล
2. ใบขอซื้อ แนบโดยมีรายละเอียดของรายการสินค้า , จำนวน , ราคา/หน่วย ,ราคารวม และยอดรวมทั้งหมดของใบขอซื้อแตละใบ พร้อมทั้งมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ
3. ใบแจ้งหนี้/สำเนาใบกำกับภาษี มีรายละเอียด เลขที่ , วันที่ , รายการ , จำนวน , ราคา/หน่วย , ยอดรวมทั้งหมดของใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี พร้อมมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ
4.   แฟ้มใบสำคัญรับ   จัดทำแฟ้มใบสำคัญรับไม่ว่าจะรับเป็นเช็คหรือเงินสด โดยแต่ละใบสำคัญรับจะมีเอกสารหลักฐานในการจัดทำดังนี้คือ
1. สำเนาใบรับวางบิลที่ไปวางบิลกับลูกค้าโดยจะมีรายละเอียดของ วันที่วางบิล , เลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีขาย , ยอดเงินของบิลแต่ละใบ , ยอดรวมทั้งหมดของใบวางบิล , ผู้วางบิล , ผู้รับวางบิล พร้อมมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ
2. ใบทวงหนี้หรือ ใบกำกับภาษีขาย โดยจะเป็นยอดรายการสินค้า , ราคา/หน่วย , ยอดรวมของบิลแต่ละใบพร้อมมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ
3. ใบขอซื้อจากทางผู้ซื้อ
4. ใบเสร็จรับเงิน
5.   แฟ้มเงินสดย่อย   จัดทำแฟ้มเงินสดย่อยโดยจัดตั้งวงเงินสดย่อยตามความเห็นชอบของกรรมการผู้มีอำนาจโดยการเบิกจ่ายแต่ละครั้งตั้งแต่ 500 บาทต่อครั้ง แต่ไม่เกิน 1,000 บาท โดยให้มีการจัดทำใบเบิกพร้อมทั้งให้มีลายเซ็นต์อนุมัติก่อนที่จะนำมาเบิกกับทางบัญชี
*หมายเหตุ โดยเอกสารแต่ละใบในแฟ้มเงินสดย่อยต้องมีเอกสารประกอบดั้งนี้
1.   ใบเสร็จการขอซื้อแต่ละครั้ง
2.   ใบขอเบิกเงิน มีลายเซ็นต์ผู้ขอเบิก
วัตถุประสงค์ที่เบิก และผู้อนุมัติ
* กรณีไม่มีใบเสร็จให้แนบบัตรประชาชนผู้เบิก พร้อมลายเซ็นต์การอนุมัติจากผู้บริหารหรือจะพิจารณาเป็นราย ๆ ไป
6.   แฟ้มรายวันทั่วไป   เป็นรายการที่เกี่ยวข้องกับ
1.   การโอนเงินระหว่างธนาคาร
2.   การถอนเงินระหว่างธนาคาร
3.   การฝากเงินเข้า
4.   การรับเงินจากกรรมการ
5.   เงินยืมกรรมการ
6.   รายการปรับปรุงค้างจ่าย , ค้างเบิก
7.   แฟ้มสำรองรอวางบิล (เราผู้ขาย)   * กรณียังไม่ได้ไปวางบิล
เอกสารที่เตรียมทำวางบิล
–   ใบสำเนาภาษีขายถ่ายแนบแยกแต่ละบริษัท
–   ใบสั่งซื้อจากลูกค้า
*หมายเหตุ ยอดเงินยังไม่ถึง เอกสารยังไม่ครบตามจำนวนที่จะวางบิล
แจ้งลบกระทู้นี้หรือติดต่อผู้ดูแล     เข้าสู่ระบบtownบุคคลทั่วไป
8.   แฟ้มสำรองรับวางบิล(เราผู้ซื้อ)   *กรณียังไม่ได้ไปรับวางบิล
เอกสารที่เตรียมทำรับวางบิล
–   ใบแจ้งหนี้/สำเนาใบกำกับภาษี
–   ใบขอซื้อจากบริษัทเรา
–   ใบสั่งซื้อจากบริษัทเรา
*หมายเหตุ ยอดเงินยังไม่ถึงงวดจ่าย เอกสารยังไม่ครบ , เอกสารยังไม่เรียบร้อย
9.     แฟ้มภาษี และประกันสังคม   จัดเก็บแฟ้มเรียงเป็น
–   ภ.ง.ด. 1
–   ภ.ง.ด. 3
–   ภ.ง.ด. 53
–   ภ.พ. 30
–   ประกันสังคม
โดยจัดเรียงเป็นหมวดและแต่ละหมวดเรียบเรียงเป็นเดือนโดยเรียงจากวันที่น้อยไปหาวันที่มากทำเป็นแฟ้ม ๆ ไป
10.   แฟ้มทะเบียนทรัพย์สิน   ต้องมีเอกสารหลักฐานแนบดังนี้คือ
1. สำเนาใบกำกับภาษีหรือเอกสารหลักฐานเกี่ยวกับการซื้อทรัพย์สิน โดยจัดเรียงตามวันที่ที่ซื้อ เรียงจากน้อยไปหามาก
2. ใบเซ็นต์อนุมัติเกี่ยวกับการจัดซื้อทรัพย์สิน
11.   แฟ้มหนังสือรับรอง
การถูกหัก ณ ที่จ่าย   จัดเก็บเรียงตามวันที่ที่ถูกหัก ณ ที่จ่าย เรียงจากวันที่น้อยไปหามาก โดยจัดเรียงเป็นเดือน ๆ
12.   แฟ้มหนังสือรับรอง
การหัก ณ ที่จ่าย   จัดเก็บเรียงตามวันที่ที่หัก ณ ที่จ่าย เรียงจากวันที่น้อยไปหามาก โดยจัดเรียงเป็นเดือน ๆ
13.   แฟ้มเงินทดรองจ่าย   กรณีมีการ Advance เงินเป็นก้อนใหญ่ และเป็นการเบิกเงินที่อยู่นอกเหนือการเบิกเงินสดย่อย โดยให้มีใบปะหน้าคุมว่าใครมีการเคลียร์แล้ว หรือยังไม่ได้เคลียร์
14.    แฟ้มสินค้า   จัดให้มีเอกสารภายในแต่ละแฟ้มดังนี้คือ
1. ใบสั่งซื้อสินค้า
2. สำเนาใบกำกับภาษี โดยมีรายละเอียดของสินค้า , ราคา , ราคา/หน่วย และยอดรวมของสินค้า
3. ทะเบียนการคุมซื้อสินค้า
4. ใบส่งของ
*โดยเอกสารแต่ละใบต้องมีลายเซ็นต์การอนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง

ที่มา https://pantip.com/topic/32542866