ผู้ประกอบการเก็บข้อมูลทางการเงินจำนวนมากไว้ในหัวตัวเอง การทำอย่างนั้นมีประโยชน์หลายอย่าง ไม่ต้องเรียนรู้ซอฟแวร์ใหม่ๆ ไม่ต้องกลัวว่าข้อมูลจะหายจากความล้มเหลวของระบบ คุณสามารถวางงบประมาณต่างๆโดยไม่ต้องแม้แต่จะนั่งที่โต๊ะ
แต่เมื่อคุณไม่มีระบบ มีแต่กระบวนการต่างๆที่ทำไปเรื่อยๆตามปกติ คุณจะต้องเจอเรื่องประหลาดใจในที่สุด และมักจะเป็นเรื่องประหลาดใจที่ไม่ดี เป้าหมายที่ตั้งไว้อาจจะทำไม่ได้ และเอกสารต่างๆอาจจะหายไปได้ การจัดการทางการเงินที่ดีของคุณจะช่วยให้คุณสร้างและรักษาเงินไว้ได้ ช่วยให้คุณรับมือกับช่วงที่ดีและไม่ดีได้ หรือแม้แต่ช่วยให้คุณเพิ่มกำไรได้ และยังจะช่วยให้คุณมีปัญหาน้อยลงกับสรรพากรได้
และต่อไปนี้คือ 5 เทคนิคการบันทึกบัญชีของเจ้าของธุรกิจ
1.วางแผนสำหรับค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ๆ
ทำไมถึงมีประโยชน์:
คุณจะได้ไม่เสียโอกาสทางธุรกิจ หรือต้องไปกู็ยืมเงินเมื่อต้องจ่ายในสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้
ต้องทำอย่างไร:
จดเหตุการณ์ต่างๆที่อาจจะต้องจ่ายเงินเยอะๆไว้ในปฏิทินล่วงหน้า ซัก 3-5 ปี เช่น ค่าอัพเกรดคอมพิวเตอร์ ซื้ออุปกรณ์เครื่องจักรใหม่ รับรู้ถึงขาขึ้นหรือขาลงของธุรกิจเพื่อเตรียมเงินไว้ใข้ เพื่อป้องกันไม่ให้เอาเงินออกจากบริษัทในตอนที่มีเงินเยอะ และไม่เหลือเงินไว้ใช้ในช่วงที่จำเป็น
2.ติดตามค่าใช้จ่าย
ทำไมถึงมีประโยชน์:
คุณอาจจะลืมคิดค่าเสื่อมราคา หรือค่าใช้จ่ายบางอย่างไปได้
ต้องทำอย่างไร:
ใช้บัตรเครดิตที่มีใช้สำหรับกิจการอย่างเดียว ใช้จ่ายค่าต่างๆของกิจการ และนี้อาจจะเป็นวิธีการที่ง่ายอย่างไม่น่าเชื่อ ทุกๆเดือนทุกรายจ่ายของคุณจะถูกบันทึกให้ และส่งสรุปรายการมาให้คุณ การจ่ายด้วยบัตรเครดิตจะช่วยให้คุณลดปัญหาการลืมบันทึก หรือเอกสารหาย พยายามจดบันทึกทุกๆรายการที่คุณจ่ายเงินไปสำหรับธุรกิจ ทำให้เป็นปกตินิสัย เป็นประจำ
3.บันทึกรายรับให้ได้ดีๆ
ทำไมถึงมีประโยชน์:
คุณจะได้ไม่ต้องจ่ายภาษีสำหรับสิ่งที่ไม่ได้เป็นรายได้ของคุณ
ต้องทำอย่างไร:
ทางแก้ที่ดีและง่ายที่สุดคือคุณต้องแยกบัญชีกันระหว่างเงินส่วนตัวและเงินของกิจการ บัญชีของกิจการควรเป็นบัญชีที่รับ/จ่ายเงินของกิจการเพียงอย่างเดียว ถ้าเป็นไปได้ควรมีอีกบัญชีเป็นบัญชีไว้สำหรับจ่ายเงิน และอีกบัญชีไว้สำหรับรับเงิน วิธีการนี้จะช่วยลดความเสี่ยงจากการประเมินของสรรพากรได้ และถ้าเป็นไปได้คุณควรให้ลูกค้าจ่ายเงินผ่านทางธนาคารหรือบัตรเครดิตทุกครั้ง ดีกว่าที่เป็นเงินสดแล้วคุณนำเงินไปฝากเองให้ภายหลัง เพราะคุณอาจจะนำเงินไปเข้าบัญชีของกิจการไม่ครบ และกลายเป็นว่าเงินในบัญชีของกิจการที่มีจริง ไม่เท่ากับเงินที่มีบันทึกในบัญชี
4.กันเงินไว้สำหรับจ่ายภาษี
ทำไมถึงมีประโยชน์:
เพื่อให้คุณมีเงินพอที่จะจ่ายภาษีและไม่ต้องจ่ายเบี้ยปรับเงินเพิ่มจากการจ่ายล่าช้า
ต้องทำอย่างไร:
คุณรู้หรือไม่ว่าเงินเพิ่มของสรรพากรนั้นสูงถึง 1.5% ต่อเดือน นั้นหมายถึง 18% ต่อปีเลยทีเดียว และนี่ยังไม่รวมกับเบี้ยปรับปี 1-2 เท่าของภาษีที่ต้องเสีย ดังนั้นการเตรียมเงินจำนวนเล็กๆน้อยๆทุกครั้งที่คุณมีรายได้ เก็บไว้สำหรับจ่ายภาษีจึงเป็นเรื่องที่สำคัญ ถ้าจะให้ตัวเลขคร่าวๆสำหรับสำรองเงินภาษีไว้ ผมคิดว่าควรจะกันเงินประมาณ 5% ไว้เพื่อเป็นเงินสำรองเพื่อเสียภาษี
5.ตามใบแจ้งหนี้ของคุณให้ดีๆ
ทำไมถึงมีประโยชน์:
การที่ลูกค้าจ่ายเงินช้า หรือเบี้ยวเงินคุณอาจทำให้คุณมีปัญหาสภาพคล่องได้
ต้องทำอย่างไร:
จัดคนไว้คนนึงเลยที่รับผิดชอบดูเรื่องการตามทวงชำระเงินจากลูกค้า คุณควรจะกำหนดวันที่ชำระชัดเจน และกำหนดค่าปรับการจ่ายช้า
โปรแกรมบัญชีออนไลน์
รู้หรือไม่ว่า ข้อมูลทางบัญชีมีความสำคัญอย่างยิ่งในการบริหารธุรกิจ บัญชีไม่ใช่แค่เรื่องการนำส่งภาษี แต่เป็นการตามดูประสิทธิภาพและประสิทธิผลการทำงานของดำเนินงานของธุรกิจคุณ อย่าทำธุรกิจไปเรื่อยๆโดยที่คุณไม่รู้ว่าผลประกอบการเป็นอย่างไร แต่คุณเองอาจจะไม่มีเวลาพอที่จะทำไปได้ทุกอย่าง ดังนั้นการเลือกสำนักงานบัญขีที่เหมาะสมจึงสำคัญอย่างมากต่อความสำเร็จของธุรกิจ ผู้ประกอบการควรเลือกบริการรับทำบัญชีจากสำนักงานบัญชีที่สามารถให้ความเห็นและคำแนะนำในการใช้ข้อมูลทางบัญชีในการบริหารทางธุรกิจด้วย นอกเหนือจากบริการด้านภาษี